Digitaler Frühjahrsputz im Modern Workplace

CANCOM: Du verantwortest bei CANCOM das Competence Center Modern Workplace. Kannst du dich kurz vorstellen und erklären, warum Ordnung und Struktur so wichtig sind?

Dominik: Ich bin seit über zwanzig Jahren in der IT tätig und seit knapp drei Jahren bei CANCOM. Im Competence Center Modern Workplace gestalten und realisieren wir moderne Arbeitsplatzlösungen und unterstützen als zentrale Portfolio-, Strategie- und Innovationseinheit alle Business Units von CANCOM. Wir entwickeln Standards, Services und Go-to-Market-Strategien und stellen sicher, dass Lösungen konsistent und nachhaltig einsetzbar sind. Ziel ist es, Unternehmen bei der Umsetzung hybrider Arbeitsmodelle zu unterstützen, ihre Produktivität zu steigern und die digitale Transformation nachhaltig voranzubringen.
Ordnung und Struktur sind dabei eine zentrale Rolle, denn moderne Arbeitsplätze bestehen vor allem aus Informationen. Nur wenn Inhalte klar strukturiert, aktuell und verlässlich sind, können Mitarbeitende effizient arbeiten, fundierte Entscheidungen treffen und sicher zusammenarbeiten. Digitale Ordnung ist daher eine grundlegende Voraussetzung für einen funktionierenden Modern Workplace.

CANCOM: Welche Bereiche im Modern Workplace sind besonders anfällig für digitale Unordnung?

Dominik: Digitale Unordnung entsteht vor allem dort, wo viele Menschen gemeinsam arbeiten – also in Teams, SharePoint, OneDrive oder anderen Kollaborationsplattformen. Hier entstehen täglich große Datenmengen, Dateien werden verschoben, gelöscht oder überschrieben, Projekte laufen parallel und oft über mehrere Standorte hinweg. Wenn jede Person Inhalte nach eigener Logik ablegt, führt das schnell zu Wildwuchs, doppelten Versionen und Unübersichtlichkeit. Wichtig ist deshalb eine klare Trennung: Allgemeine Informationen gehören in Teams oder SharePoint, projekt- oder kundenbezogene Daten in definierte Projektstrukturen, persönliche Unterlagen ins eigene OneDrive. Werden diese Bereiche vermischt, tauchen veraltete oder kontextlose Dokumente an Stellen auf, an denen Kolleginnen und Kollegen – oder sogar KI-Assistenten – später danach suchen. Das begünstigt Missverständnisse und Entscheidungen auf Basis falscher Inhalte.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass alle Mitarbeitenden im Unternehmen mit den aktuellen Vorlagen und allgemeingültigen Materialien arbeiten. Viele Unternehmen setzen hierbei auf einen Content Hub – also eine Plattform, auf der Vorlagen, Präsentationen, Angebotsunterlagen und Marketingmaterialien zentral und aktuell abgelegt sind. So greifen alle automatisch auf die freigegebene Version zu und es entstehen keine parallelen Eigenversionen. Gerade im Vertrieb verhindert das, dass mit veralteten Angebotsvorlagen gearbeitet wird. Mitarbeitende sollten sich deshalb angewöhnen, Vorlagen immer dort neu herunterzuladen.

CANCOM: Wo tun sich Mitarbeitende beim digitalen Aufräumen sonst noch besonders schwer?

Dominik: Am häufigsten sehe ich übervolle E-Mail-Postfächer. Viele bewahren Nachrichten jahrelang auf, obwohl sie längst irrelevant sind. Die wenigsten benötigen tatsächlich E-Mails, die älter als fünf Jahre sind. Trotzdem fällt es vielen schwer, sich davon zu trennen. Mein Tipp: Mut zum Löschen. Oft reicht es, bei längeren Verläufen nur die letzte relevante Nachricht zu behalten.
Eine weitere Herausforderung ist die Omnichannel-Kommunikation. E-Mail, Teams, SharePoint, Messenger – da verliert man schnell den Überblick: Mit wem habe ich wo geschrieben? Wo liegt die finale Datei? War das ein Teams-Chat oder doch eine E-Mail? Hier helfen klare Team-Absprachen: Welcher Kanal ist wofür gedacht, und wo werden finale Informationen verbindlich abgelegt?

CANCOM: Welche Rolle spielt dabei die IT Sicherheit – und worauf sollte man achten?

Dominik: IT-Sicherheit ist sehr eng mit digitaler Ordnung verknüpft. Besonders kritisch sind veraltete Dokumente, etwa im Angebotsprozess. Sie können zu falschen Zusagen oder rechtlichen Risiken führen. Hinzu kommt der Umgang mit Berechtigungen: Das Teilen von Dateien ist heute sehr einfach, weshalb Freigaben oft länger bestehen bleiben als nötig – manchmal sogar für externe Partner. Dadurch erhalten Personen Zugriff auf Inhalte, die für sie längst nicht mehr bestimmt sind.
Jede unnötige Freigabe vergrößert die Angriffsfläche. Um das zu vermeiden, setzt man beim Teilen idealerweise direkt ein Ablaufdatum. Unterm Strich gilt: Gute Datenhygiene sorgt nicht nur für Ordnung. Sie schützt Informationen, reduziert Fehlerquellen und stärkt Datensicherheit, Compliance und die professionelle Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.

CANCOM: Welche Gewohnheiten helfen dir, digital aufgeräumt zu bleiben?

Dominik: Ich halte wenig von großen, seltenen Aufräumaktionen. Wirkungsvoller sind kleine Routinen im Alltag. Für mich beginnt das schon morgens mit einem Blick ins E-Mail-Postfach: Was ist neu? Was ist wichtig? Was kann weg? Im Laufe des Tages speichere ich Dateien direkt am richtigen Ort und lösche alte Downloads sofort. Diese kleinen Entscheidungen summieren sich und sorgen dafür, dass es gar nicht erst unübersichtlich wird.
Auch ein täglicher Neustart von Laptop und Smartphone gehört für mich dazu. Das klingt banal, ist aber ein erstaunlich effektiver Reset: Offene Tabs und Dokumente schließen sich automatisch, und man startet mit einer frischen, aufgeräumten Arbeitsumgebung.
Ein weiterer wichtiger Punkt sind Teams-Kanäle. Mit der Zeit wird man zu vielen Projekten hinzugefügt, bleibt aber nach deren Abschluss häufig passiv in den Kanälen. Das führt zu unnötigen Benachrichtigungen und lenkt ab. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, verlasse ich solche Kanäle konsequent – das schafft Ruhe und Fokus.

CANCOM: Wie vermeidest du Datenverlust beim Löschen?

Dominik: Dass man versehentlich etwas löscht, kann natürlich passieren. Entscheidend ist, dass dadurch keine sensiblen Daten verloren gehen oder in falsche Hände geraten. Der erste Schutzmechanismus sind Backups für alle zentral abgelegten Inhalte. Das ist zwar die letzte Rückfalloption, gibt aber Sicherheit, falls doch einmal etwas schiefgeht. Im Alltag ist für mich jedoch ein anderer Punkt viel entscheidender: Ich speichere grundsätzlich keine Dateien lokal auf meinem Gerät. Sobald Inhalte lokal abgelegt sind, steigt das Risiko, sie zu verlieren oder sie versehentlich zu löschen. Zudem fehlen lokal gespeicherten Dokumenten die Sicherheitsmechanismen, die zentrale Speicherorte automatisch mitbringen.

CANCOM: Gibt es unterschützte Tools oder Funktionen für mehr Ordnung?

Dominik: Ein oft unterschätztes Werkzeug für digitale Ordnung ist die Kategorisierungsfunktion in Outlook. Viele arbeiten noch immer so, wie man es in den 1990er-Jahren gelernt hat: E-Mails werden in zahlreiche Ordner sortiert – häufig begleitet von der Frage: „In welchen Ordner gehört diese E-Mail eigentlich?“ Dieses Denken ist jedoch längst überholt. Deutlich sinnvoller ist es, E-Mails Kategorien zuzuordnen. Wenn eine Nachricht thematisch in zwei oder drei Bereiche passt, vergebe ich ihr einfach mehrere Kategorien. So finde ich sie später aus unterschiedlichen inhaltlichen Perspektiven wieder, ohne mich bei der Ablage festlegen zu müssen. In Kombination mit Suchordnern, Markierungen und einfachen Regeln bleibt das Postfach schlank und gleichzeitig hochgradig durchsuchbar – ganz ohne Ordnerlabyrinthe.

CANCOM: Wird digitales Aufräumen künftig stärker durch Künstliche Intelligenz (KI) automatisiert? Welche Trends beobachtest du?

Dominik: Ja, ich bin überzeugt, dass digitales Aufräumen künftig deutlich stärker durch KI automatisiert wird. Erste Ansätze sehen wir bereits heute. Tools wie OneNote lassen sich mithilfe von KI – etwa durch Microsoft Copilot – wesentlich effizienter nutzen. KI kann Notizen zusammenfassen, Inhalte clustern, Kontexte herstellen und genau die Informationen hervorheben, die man gerade benötigt. Dadurch wird es deutlich einfacher, veraltete oder doppelte Inhalte zu erkennen und konsequent zu löschen.
In Zukunft wird KI noch weitere Aufgaben übernehmen. Sie kann besser verstehen, wohin eine Datei fachlich oder prozessual gehört, veraltete Versionen identifizieren, Dubletten melden und sogar Berechtigungen überprüfen. So unterstützt sie uns bei Fragen wie: „Ist dieses Dokument noch aktuell?“ oder „Sollte diese Person wirklich Zugriff haben?“ Wenn solche Prozesse automatisiert ablaufen, sinkt der Aufwand für alle – während Ordnung und Sicherheit automatisch steigen.
Parallel dazu sehe ich einen klaren Trend zur Konsolidierung von Tools. Dateien, Wissen, Aufgaben und Kollaboration werden künftig weniger in separaten Anwendungen stattfinden, sondern stärker in einem verbundenen System. Das macht die Arbeit effizienter und sorgt ganz nebenbei für mehr Struktur, weil Informationen nicht ständig zwischen verschiedenen Tools hin- und herwandern.

CANCOM: Welche Tipps gibst du Berufseinsteigern?

Dominik: Mein wichtigster Tipp für Berufseinsteiger klingt vielleicht überraschend einfach: Nicht alles muss digital geklärt werden – auch 2026 nicht. Nur weil wir Teams, Chats und E-Mails haben, heißt das nicht automatisch, dass jeder Austausch dort stattfinden muss. Gerade zu Beginn neigen viele dazu, für jede Kleinigkeit eine Nachricht zu schreiben und dadurch ungewollt Datenmüll zu produzieren. Oft ist ein kurzes Telefonat oder ein spontaner Call die deutlich bessere Lösung. Man bekommt schneller eine Antwort, klärt Missverständnisse direkt und vermeidet endloses Nachrichten-Pingpong. Gleichzeitig bleibt das E-Mail-Postfach schlanker, weil weniger unnötige Nachrichten entstehen.
Darüber hinaus lohnt es sich, von Anfang an bewusst zu arbeiten: Dateien sinnvoll benennen, sie direkt am richtigen Ort speichern und doppelte Ablagen vermeiden. Mut zum Löschen ist dabei eine wichtige Tugend – wer früh aussortiert, gerät gar nicht erst in Schieflage. Und zuletzt: die vorhandenen Standards nutzen. Viele Unternehmen bieten gute Strukturen, Content Hubs und klare Freigaberichtlinien. Wer diese kennt und konsequent anwendet, bleibt dauerhaft digital aufgeräumt.

CANCOM: Vielen Dank für das Interview und die wertvollen Tipps.