Großprojekt it-sa: Einblicke in den Job einer Event Marketing Managerin 

CANCOM: Hallo Lisa. Schön, dass du dich für ein Interview bereiterklärst. Bevor wir auf dich und deine Aufgaben zu sprechen kommen, könntest du uns kurz zusammenfassen, was CANCOM an seinem it-sa Stand zeigen wird?

Lisa: CANCOM ist mit einem 100 Quadratmeter großen Stand auf der it-sa vertreten. Vor Ort stellen unsere IT-Sicherheitsexperten ganzheitliche Ansätze für Cybersecurity vor. An vier Themeninseln zu den Schwerpunkten Services, Consulting, Security-Lösungen und Verticals bekommen Besucher Einblicke, wie sie ihr Unternehmen umfassend vor Cyberangriffen schützen können. An einer weiteren Themeninsel stellt das K-Businesscom-Team, das seit Juni Teil der CANCOM Gruppe ist, Security-Lösungen speziell für Operational Technology wie den Energiesektor und Carrier vor.
Auch werden Eigenprodukte von CANCOM wie beispielsweise das CANCOM Security Operations Center mit SOC as a Service, das CANCOM #RedTeam für Pentesting oder die CANCOM Compliance Suite gezeigt. Es gibt am Stand außerdem eine Vortragslounge, in der Experten und Branchen-Spezialisten praxisnah über aktuelle Security-Themen referieren. Außerdem bieten wir Guided-Tours zu Ständen strategischer Partner an.
Für alle, die sich für CANCOM als Arbeitgeber interessieren, ist ein HR-Team von CANCOM am Stand vertreten. Sie informieren über einen möglichen Einstieg bei CANCOM, über Stellen im Security-Bereich und zeigen Projektbeispiele.

CANCOM: Ein 100 Quadratmeter großer Stand mit vielen Beteiligten – das klingt nach einem großen Messeauftritt. Hast du oft mit einem Projekt dieser Größenordnung zu tun?

Lisa: Der Auftritt auf der it-sa gehört schon zu den größeren und nicht alltäglichen Projekten, die wir im Event-Team durchführen. In der Regel teilen wir die Projekte im Team unter Melli, Pati und mir auf, sodass jeder mal an die großen Projekte ran darf und alle gleichermaßen ausgelastet sind. Ich verantworte jetzt die it-sa, Pati war beispielsweise Projektleitung bei der mobile.Schule-Tagung und Melli übernimmt unsere unternehmenseigene Messe.

CANCOM: Wie läuft die Messevorbereitung von Anfang bis Ende ab? Was sind die wichtigsten Schritte?

Lisa: Wenn sich CANCOM für die Teilnahme an einer Messe entschieden hat, ist der erste Schritt die Standbuchung: Wir gehen auf die Messe zu und sagen, in welcher Halle und von welcher Größe wir einen Stand buchen möchten. Wenn die Messe die Fläche dann eingebucht hat, kommt als nächstes der Messebauer ins Spiel. Dafür haben wir einen externen Partner an Bord geholt. Nachdem der Fachbereich und das Marketing-Team festgelegt haben, wie der Stand aussehen soll, setzt der Messebauer ihn nach unseren Wünschen und Vorgaben um. Dabei sind wir im regelmäßigen Austausch mit ihm, um Anpassungen vornehmen zu lassen, bis der Stand dann final steht. Anschließend wird er zur Genehmigung bei der Messe eingereicht. Nach der Freigabe beginnt unsere Grafik mit der Gestaltung und dem Branding.

Gleichzeitig werden sämtliche Kommunikationsprozesse nach einem vorher erstellten Plan angestoßen. Dazu gehören etwa die Einladungen und Newsletter für Kunden, Social Media Posts, Pressemitteilung sowie interne Newsletter und Schulungen, damit unsere Mitarbeitenden die Messe beim Kunden bestmöglich bewerben können. Da auf unserem Stand auch Partner-Hersteller die Möglichkeit haben, mit auszustellen, geht es auch mit ihnen in die Kommunikation und Abstimmung. Ein von uns erarbeitet Herstellerkonzept beschreibt, wie sie sich am Stand beteiligen können.

Im nächsten Schritt geht es um die Personalplanung: Wer wird den Stand organisatorisch betreuen? Wer wird vom Fachvertrieb am Stand vor Ort sein? Sollen Fachvorträge auf dem Stand gehalten werden? Und wer kommt als Sprecher bei möglichen Vorträgen in Frage? Anschließend werden zusätzliche Aktionen wie beispielsweise eine Standparty oder Abendessen mit Kunden organisiert. Das Catering für den Stand muss organisiert und Give-Aways ausgesucht werden. Zum Schluss wird die Logistik geplant: Was müssen wir mitnehmen? Wie kommen die Dinge zur Messe? Muss noch etwas eingekauft werden?

Nach der Messe überprüfen wir alle eingegangenen Rechnungen und geben sie an die Buchhaltung. Es folgen weitere Kommunikationsmaßnahmen wie Nachberichte von der Messe auf Social Media oder CANCOM.info.

CANCOM: Eine Messevorbereitung mit eigenem Stand ist ein enormes Projekt mit großer Verantwortung. Wie schaffst du es, den Überblick zu behalten und cool zu bleiben?

Lisa: Bei Großprojekten erstellen wir einem Plan, an dem wir uns entlang hangeln. Darin enthalten sind sämtliche Aufgaben, Zuständigkeiten und Deadlines für die einzelnen To Dos. So haben wir immer einen Überblick über den aktuellen Stand und es wird nichts vergessen. Außerdem gibt es wöchentliche Abstimmungs-Calls zum einen mit dem Fachbereich und den Partner Account Managern – also allen, die auf der Messe involviert sind und ein Mitspracherecht haben. Zum anderen finden Meetings jede Woche im internen Marketing-Team statt, um die Aufgaben zu verteilen.

Was ich persönlich mache, wenn ich merke, dass es sehr viel wird: Ich versuche mir die Zeit zu nehmen, nochmal alles in Ruhe durchzugehen, und arbeite lieber noch eine Stunde länger, als dass es stressig wird. Ich schreibe mir dann nochmal für mich auf, was zu tun ist, was Priorität hat und erarbeite mir eine eigene Struktur. Geht man die Sachen hektisch an, kommt es oft vor, dass etwas untergeht oder Dinge hinten runterfallen.

CANCOM: Mit wie vielen Personen arbeitest du intern etwa zusammen?

Lisa: Das sind etwa 18 Personen, mit denen ich im ständigen Austausch bin. Dazu gehören etwa neun Marketing-Kolleginnen und -Kollegen, drei Personen aus dem Fachbereich, vier Partner Account Manager, Mitarbeitende aus dem HR-Bereich und von K-Businesscom.

CANCOM: Welche Herausforderungen bringt ein solches Projekt mit sich?

Lisa: Es ist immer eine Herausforderung, so viele involvierte Leute zusammenzubringen und ihren Vorstellungen gerecht zu werden: Es gibt sehr viele unterschiedliche Wünsche, was geplant und umgesetzt werden soll. Da ist es nicht immer einfach Lösungen und Kompromisse zu finden, die für alle passen. Insbesondere müssen die Wünsche der Fachbereiche mit dem festgelegten Budget und Corporate-Identity-Richtlinien übereinstimmen. Zusätzlich kommen noch die Vorgaben der beteiligten Hersteller hinzu.

CANCOM: Wie gehst du damit um, wenn du vor solchen Herausforderungen stehst?

Lisa: Meine Taktik ist Kommunikation. Ich versuche mit allen Beteiligten viel zu reden, Verständnis zu zeigen und zu erklären, warum manche Dinge nicht umgesetzt werden können. Wenn man hier einfach nur abblockt und sagt, dass wir das so nicht machen können, kommt man nicht weiter. Alle wären am Ende frustriert.

CANCOM: Was hat dir besonders Spaß an dem Projekt gemacht?

Lisa: Besonders gut fand ich, das Projekt zusammen mit dem ganzen Team zu erarbeiten. Auch wenn wir vor Herausforderungen standen, haben wir immer gemeinsam eine Lösung gefunden. Das ist ein schönes Erfolgserlebnis, wenn wir am Ende sehen, was wir geschafft haben.

Die Messevorbereitung an sich macht mir auch Spaß. Mir gefällt an meinem Job aber vor allem die Abwechslung an unterschiedlichen Projekten: mal eine Messe, mal eine Tagung, mal ein Mitarbeiter-Event. Die Mischung macht es, weil es dann nicht langweilig wird, ich immer wieder neu kreativ sein darf und vor neuen Herausforderungen gestellt werde.

CANCOM: Vielen Dank, Lisa, für den Einblick in deinen Job. Wir wünschen dir und dem Team eine erfolgreiche it-sa!

Wenn ihr auf der it-sa 2023 seid, schaut doch einfach bei uns auf dem Stand vorbei:

10. bis 12. Oktober 2023

Halle 7, Stand 450

Messezentrum Nürnberg

Wir freuen uns auf euch!