Eat the Frog & Co.

Wer seine Zeitplanung im Griff hat, ist pünktlich, effektiv und erfolgreich. Wir bieten Zeit- und Selbstmanagement als CANCOM Business-Skill-Schulung in unseren Basistrainings an. Zu Beginn des Angebots erwartete ich, dass das Training insbesondere für diejenigen hilfreich ist, die neu ins Berufsleben starten und Priorisierung sowie Struktur in einem vielspurigen Tagesgeschäft erlernen. Der Bedarf war jedoch ein anderer: Gerade diejenigen, die schon fest und verlässlich im Business performen und sich durch ein gutes Standing weitere Projektverantwortung zusichern, konnten neue Impulse gewinnen. Tendenziell werden unsere Aufgaben mehr, die Zeit hingegen weniger.

Den richtigen Zeitpunkt erkennen

Der richtige Zeitpunkt für die Beschäftigung mit dem eigenen Zeit- und Selbstmanagement ist genau dann, wenn es am wenigsten Sinn zu machen scheint: Wenn man keine Zeit hat. Wir alle haben mit mehr oder weniger Aufwand, Trial & Error, mit Vorbildern oder als Autodidakt gelernt, uns zu organisieren. Wenn wir jedoch keine Veränderungen an unserer Strukturierung vornehmen, fine tunen, dann wenden wir auf lange Sicht unser eigenes Programm an, das aber nicht sehr lange erfolgreich sein wird. Aufgaben, Anfragen, To Dos wachsen uns über den Kopf, nehmen eine eigene Dynamik an und eskalieren.

Meeting Best Practices sind ein Faktor für gutes Zeitmanagement

Es sind Kleinigkeiten, die uns im Alltag stärken und sich positiv auf unser Zeitmanagement auswirken. Dabei gibt es Tipps und Tricks, die schon erste Erfolge bewirken können. Diese finden jedoch eher oberflächlich statt. Es bedarf aber manchmal auch Veränderungen in der Tiefe, um erfolgreiches Zeit- und Selbstmanagement umzusetzen. Ein kritischer Blick in unsere Meeting-Gewohnheiten schafft gute Anknüpfungspunkte für Veränderungen:

• Kalenderhygiene: Wie viele Jours Fixes hast du, die dir jegliche Flexibilität nehmen? Benötigst du diese Blocker wirklich oder rauben sie dir Zeit?
• Anzahl der Teilnehmer: Wie viele Kollegen hast du eingeladen, die das Thema kennen und sich in Folgeterminen weiter engagieren werden? Ohne welche Teilnehmer kann der Termin nicht stattfinden?
• Terminverständnis: Zu welcher Art von Terminen lädst du ein? Entscheidungstermine sind Termine, zu denen eine Entscheidung herbeigeführt werden soll. Dazu ist wichtig, dass alle Eingeladenen um ihre Rolle und den benötigten Informationsstand wissen. Termine zur Ideenfindung sollten Möglichkeiten bieten, dass sich alle Teilnehmer einbringen können. Finden Termine virtuell statt, gibt es wenige Sprachführer, die den Fortschritt des Termins bestimmen. Andere werden nicht gehört/gesehen.
• Rollen: Welche Rollen haben die eingeladenen Personen. Wissen sie davon?
• Welche Erwartungshaltung hast du an den Termin? Gibt es eine konkrete Erwartungshaltung an den Ausgang des Termins, sodass es sich lohnt, diesen Termin stattfinden zu lassen?
• Hast du Transparenz über den Ablauf des Meetings? Gibt es eine Agenda, die die Kollegen vorab einsehen und ggf. beeinflussen können?
• In der Regel macht es Sinn, Termine nicht als Stand Alone zu betrachten. Es sollte spätestens im Termin besprochen oder kommuniziert werden, wann und wie es weitergeht, wer welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten hat.

Drei Tipps für die alltägliche Routine

Forscht man nach Tipps und Tricks, wird man Methoden finden, die sich gut und einfach in die eigene Praxis einfließen lassen:

• Eat the frog: Schiebe unerwünschte Telefonate nicht lange auf, insbesondere bei „Aufschieberitis“ macht eine kurzfristige Klärung mehr Sinn. Iss den Frosch gleich zu Beginn des Tages und gehe dann die Dinge an, die dir Spaß machen!
• Der 2-Minuten-Slot: Blocke dir am Tag 20 Minuten, um viele To Dos abzuarbeiten, für die du in der Regel nicht mehr als 2 Minuten benötigst, dann arbeite sie zügig und konsequent ab.
• Das Parkinsonsche Gesetz: Zeit dehnt sich aus. Wir werden immer die vorgesehene Zeit nutzen, wenn nicht sogar Überschreiten, weil Entscheidungen oft in den letzten Minuten von Terminen getroffen werden. Termine auf 20 oder 45 Minuten zu kürzen, kann eine neue Dynamik mit sich bringen.

Einige dieser Impulse umzusetzen, ermöglicht neue Herangehensweisen und neue Strukturen. In einem Training, wo man hands on ausprobieren kann, wird dieser Raum für Neuerungen ermöglicht. Wie viele Neuerungen wir zulassen und ein anderes Arbeiten umsetzen, hängt davon ab, wie erfolgreich wir Gewohnheiten beeinflussen können.

Bewusste Sichtweise auf das Zeit- & Selbstmanagement

Ich präferiere noch eine weitere Sichtweise auf das Thema Zeit- und Selbstmanagement: nämlich eine beobachtende und bewertungsfreie. Oft färben wir das, was wir tun, negativ. Zu viel zu tun, zu viel Stress, zu viel Fremdbestimmung. Betrachten wir die eigene Haltung bewusst, können wir bisheriges Selbstverständnis und unbewusste Muster aufbrechen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Manager ist oft zu spät, scheint jederzeit gehetzt und verlässt in Meetings und Trainings den Raum, um Eskalationen zu klären. An Terminen nimmt er nicht verlässlich teil, er weiß nie, wie sehr er woanders gebraucht wird. Die eigene Wahrnehmung des Managers ist, sich zu 100% für sein Team, seine Kunden und sein Unternehmen einzusetzen. Er ist am Limit seiner Kraft. Seine Teammitglieder folgen seinem Vorbild. Die Wahrnehmung außerhalb seines Teams ist eine andere: Die Anzahl der Eskalationen ist sichtbar, Teammitglieder übernehmen keine Verantwortung und verweisen stets auf den Manager. Der Zusammenhalt im Team ist für alle spürbar, jedoch erleben andere Teams ein Gegeneinander statt Miteinander.

An dieser Stelle wird die Bedeutung einer Unterstützung deutlich. Würde hier ein Methodentraining weiterhelfen? Wahrscheinlich nicht. Wahrscheinlich würde der Trainer kein Gehör finden, weil die Zielsetzung des Trainings mit der persönlichen Haltung des Managers keinen gemeinsamen Nenner ermöglicht. Hinter dem Verhalten – dem Mind-Set – stecken Antreiber, die der Manager – wie wir alle – schon früh gelernt hat. Sie lassen ihn funktionieren und bringen ihn dazu, „Überlebensstrategien“ zu entwickeln, auf die er immer wieder zurückgreift, ohne sie zu hinterfragen. In der Regel sind wir bis zu einem bestimmten Zeitpunkt auch sehr erfolgreich damit. Wünsche von außen nach mehr Transparenz, Delegation, Mitbestimmung, Veränderung der Feedback-Kultur werden negativ wahrgenommen.

Das Erkennen von Zeitersparnissen durch interne Trainings

Als Team Training & Development haben wir einerseits die Möglichkeit, mit Coaches, Mediatoren und Trainern, Angebote zu unterbreiten, andererseits bieten wir individuelle Beratung und Begleitung, sodass in einem geschützten Raum, eine Bereitschaft entstehen kann, sich Zusammenhänge, Hintergründe und Muster anzuschauen. Es bedarf einer bewertungsfreien und vertrauensvollen Zusammenarbeit, um diese Voraussetzungen zu schaffen.